Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

LTN Solutions, Wegwijzer 16, 3851HZ Ermelo, KVK 42138691, is verantwoordelijk voor persoonsgegevens van bezoekers van onze website, contactpersonen van klanten en gebruikers van ons dashboard. Vragen of verzoeken kun je sturen naar contact@ltn-solutions.com.

Voor gesprekken, leads en afspraken van bezoekers op de website van een klant bepaalt die klant doorgaans het doel van de verwerking. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en LTN Solutions verwerkt deze gegevens voor de klant. De klant moet zijn eigen bezoekers hierover informeren. Deze verklaring neemt de plaats van de privacyverklaring van de klant niet in.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

• Contact en dienstverlening: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht wanneer je contact met ons opneemt. We gebruiken dit om je vraag te beantwoorden en afspraken over onze diensten voor te bereiden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om verzoeken te beantwoorden, of de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst.
• Proefperiode, account en abonnement: organisatienaam, websiteadres, e-mailadres van de eigenaar, gekozen pakket, account- en toegangsgegevens, bestellingen, betaalstatus en factuurgegevens. We gebruiken dit voor toegang, levering, betaling, support en het voorkomen van herhaalde proefaanvragen. De grondslagen zijn de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en misbruikpreventie, en wettelijke administratieplichten.
• Gebruik en beveiliging: technische verzoekgegevens, fout- en beveiligingsgegevens, toegangs- en gebruiksgebeurtenissen. We gebruiken deze om de dienst werkend en veilig te houden, incidenten te onderzoeken en inzicht in het gebruik te geven. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst.
• Chatbot en kennisbank: de vragen die bezoekers typen en de informatie die de klant als kennisbron toevoegt. Relevante tekst kan naar een AI-dienst gaan om een antwoord te maken. Het dashboard bewaart geen volledig gesprekstranscript als lead. Geaggregeerde of afgeleide gespreksonderwerpen kunnen wel in inzichten verschijnen. Voer geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens in de chat in.
• Contactverzoeken en afspraken: een bezoeker kan zelf naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en wens invullen. De velden uit dit formulier worden apart van het chatgesprek verstuurd en niet als formuliergegevens aan het AI-model gegeven. Wat een bezoeker zelf eerder in de chat typt, kan wel door het AI-model worden verwerkt. Alleen bevoegde medewerkers van de klant kunnen de verzonden contactgegevens in het dashboard bekijken. Bij een afspraak gaan de gegevens die nodig zijn voor de uitnodiging ook naar de door de klant gekoppelde agendadienst.

Gegevens die nodig zijn voor een account, bestelling of contactverzoek moet je daarvoor invullen. Zonder die gegevens kunnen we de betreffende handeling niet uitvoeren. We nemen geen besluiten met uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor jou rechtsgevolgen of vergelijkbaar grote gevolgen hebben. Een aanduiding als warme of koude lead is bedoeld om verzoeken te ordenen en heeft op zichzelf geen juridisch gevolg.

3. Met wie delen we gegevens?

We gebruiken dienstverleners voor hosting en statistiek (Vercel), database en opslag (Neon en AWS), beveiliging en chatbotverwerking (Cloudflare), inloggen (WorkOS), betalingen (Mollie) en e-mailverzending. Welke dienst gegevens ontvangt, hangt af van de functie die je gebruikt. Bij een gekoppelde agenda ontvangt ook Google, Microsoft of Apple de gegevens die voor die koppeling en afspraak nodig zijn. We verkopen persoonsgegevens niet.

Sommige leveranciers of hun ondersteunende partijen kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. We beoordelen per leverancier welke bescherming en doorgiftegrondslag daarvoor nodig zijn; we beloven geen verwerking die uitsluitend binnen de EU plaatsvindt. Vraag ons via het bovenstaande e-mailadres om informatie over de actuele leveranciers en toepasselijke doorgiftewaarborgen.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactverzoeken van websitebezoekers worden na 90 dagen uit het dashboard verwijderd en tijdens de eerstvolgende dagelijkse opschoning gewist. De klant kan een verzoek eerder verwijderen.
• Afspraakgegevens worden 90 dagen na afloop van de afspraak uit het dashboard verwijderd en tijdens de eerstvolgende dagelijkse opschoning gewist. De afspraak in de gekoppelde agenda valt onder de instellingen en bewaartermijnen van die agenda en de klant.
• Account-, contract- en configuratiegegevens bewaren we zolang de dienstverlening loopt en daarna voor zover nodig voor afwikkeling, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie, zoals facturen, bewaren we in beginsel 7 jaar.
• Gegevens die we voor beveiliging, misbruikpreventie, analyse of een mislukte aanvraag gebruiken, bewaren we zolang dit voor dat doel nodig is. We beperken de toegang en beoordelen periodiek welke gegevens kunnen worden verwijderd.

Ook back-ups en externe dienstverleners kunnen gegevens tijdelijk blijven bevatten na verwijdering uit het dashboard. Als een wettelijke bewaarplicht of een concrete juridische claim geldt, bewaren we de daarvoor noodzakelijke gegevens langer.

5. Websitebezoek en cookies

Onze website gebruikt Vercel Web Analytics voor statistieken over bezoek, zoals paginaweergaven en gebruikte apparaten. Deze dienst gebruikt daarvoor geen cookies van derden. Voor de werking en beveiliging van de site en het dashboard kunnen noodzakelijke sessiegegevens of cookies worden gebruikt. Als we later niet-noodzakelijke tracking toevoegen, vragen we waar nodig vooraf toestemming en passen we deze verklaring aan.

6. Jouw rechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar contact@ltn-solutions.com; we reageren in beginsel binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen je identiteit te bevestigen. Gaat het om een gesprek op de website van een klant? Neem dan bij voorkeur eerst contact op met die klant; wij helpen de klant bij de afhandeling.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging en wijzigingen

We beperken toegang tot gegevens op basis van rollen, beveiligen verbindingen en gebruiken technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens en risico’s. Geen systeem is volledig risicovrij. Bij een wezenlijke wijziging van onze verwerking passen we deze verklaring aan en vermelden we een nieuwe versie.

Welke afspraken gelden bij afname van de dienst lees je in de algemene voorwaarden.