Verwerkersovereenkomst

1. Rollen en onderwerp

Jij (de klant) bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van bezoekers van jouw website. LTN Solutions (KVK 42138691), hierna “LTN”, is verwerker. De verwerking bestaat uit het beantwoorden van vragen van bezoekers met de chatbot, het doorgeven en tonen van contactverzoeken en afspraken, het afleiden van gespreksonderwerpen voor inzichten en het beveiligen en onderhouden van de dienst. De verwerking duurt zolang het abonnement of de proefperiode loopt.

Betrokkenen: bezoekers van jouw website. Soorten gegevens: de tekst die bezoekers in de chat typen, en bij een contactverzoek of afspraak naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp, wens en gekozen tijdstip, plus technische verzoekgegevens zoals IP-adres. Het is niet de bedoeling dat bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt; jij richt de chatbot zo in dat dit zoveel mogelijk wordt voorkomen.

2. Instructies

LTN verwerkt de gegevens uitsluitend om de dienst te leveren zoals beschreven in de algemene voorwaarden, de privacyverklaring en de instellingen die jij in het dashboard kiest. Die documenten en instellingen zijn jouw schriftelijke instructies. LTN gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen. Als LTN meent dat een instructie in strijd is met de wet, laat zij dat weten. Wil je een afwijkende instructie, dan kan dat alleen schriftelijk en voor zover de dienst dat toelaat; eventuele kosten komen voor jouw rekening.

Jij staat ervoor in dat je een geldige grondslag hebt, dat je bezoekers informeert via je eigen privacyverklaring en dat de inhoud die jij toevoegt rechtmatig is.

3. Vertrouwelijkheid en beveiliging

LTN beperkt toegang tot de gegevens tot personen die deze voor hun werk nodig hebben en die aan geheimhouding zijn gebonden. LTN neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegang op basis van rollen, versleuteling van gevoelige toegangsgegevens, scheiding van klantgegevens en logging van handelingen. LTN mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet wezenlijk daalt.

4. Subverwerkers

Je geeft LTN algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Op dit moment zijn dat leveranciers voor hosting (Vercel), database en bestandsopslag (Neon, Amazon Web Services), netwerk, beveiliging en AI-verwerking (Cloudflare), inloggen (WorkOS), e-mail (Google) en, als jij een agenda koppelt, de door jou gekozen agendadienst (Google, Microsoft of Apple). LTN legt subverwerkers vergelijkbare verplichtingen op als in deze overeenkomst. Wijzigingen in subverwerkers kondigen we ten minste 30 dagen vooraf aan via het dashboard of per e-mail. Heb je een redelijk bezwaar en komen we er samen niet uit, dan kun je het abonnement opzeggen per einde van de lopende periode.

Database- en bestandsopslag staan in de Europese Unie. Sommige subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. LTN zorgt dan voor een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Datalekken

Ontdekt LTN een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw bezoekers raakt, dan informeert LTN je zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen 48 uur na ontdekking via het e-mailadres van de eigenaar van het account, met de informatie die op dat moment bekend is. Jij beoordeelt of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is en doet die melding; LTN helpt daarbij.

6. Hulp bij rechten van betrokkenen en verantwoording

Verzoeken van bezoekers (inzage, verwijdering en dergelijke) handel jij af. Je kunt contactverzoeken zelf in het dashboard verwijderen. Voor het overige helpt LTN binnen redelijke grenzen, bijvoorbeeld door gegevens op te zoeken of te verwijderen. LTN helpt ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

Op verzoek verstrekt LTN de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd. Een audit op locatie of door een onafhankelijke derde is maximaal eens per jaar mogelijk, na aankondiging van ten minste 30 dagen, tijdens kantooruren, zonder verstoring van de dienst en op jouw kosten, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van LTN aantoont.

7. Bewaren en verwijderen

Contactverzoeken en afspraakgegevens worden na 90 dagen automatisch gewist; bezoekersvragen die voor gespreksonderwerpen worden gebruikt na maximaal 24 uur. Na het einde van het abonnement verwijdert LTN de resterende bezoekersgegevens binnen 90 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Back-ups kunnen gegevens tijdelijk langer bevatten en worden volgens een vaste cyclus overschreven.

8. Aansprakelijkheid en overig

De aansprakelijkheid van partijen onder deze overeenkomst valt onder de beperkingen en vrijwaringen in de algemene voorwaarden. Jij bent verantwoordelijk voor boetes en claims die voortvloeien uit jouw rol als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder het ontbreken van een grondslag of van informatie aan bezoekers. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Vragen kun je sturen naar contact@ltn-solutions.com.